Quatre conseils pour organiser votre entreprise

Janvier vient à peine d’arriver, mais il n’est jamais trop tôt pour faire un petit ménage de printemps au bureau. En fait, le 12 janvier est la journée officielle du nettoyage du bureau – une bonne excuse pour ranger son espace de travail et commencer l’année du bon pied.

Jetez un coup d’œil autour de vous et préparez-vous à vous débarrasser du fouillis. Tout ce que vous n’avez pas utilisé depuis un bon moment devrait être recyclé ou rangé dans le classeur ou le tiroir du bureau. Votre agrafeuse est recouverte de poussière ? Votre plante a jauni et ses feuilles sont flétries ? Vous pourriez vous cacher derrière une pile de dossiers sans qu’on vous retrouve ? Si la réponse est oui, il est temps de sortir le chiffon et de mettre un peu d’ordre.

Débarrasser son bureau de la paperasse et des articles inutiles a plus d’un avantage. Tout d’abord, vous projetterez une image plus professionnelle auprès de vos clients et de vos collègues. Cela contribuera également à réduire votre stress lorsque le rythme au travail s’accélérera. En outre, vous gagnerez en productivité et en tranquillité d’esprit.

Mais ne vous limitez pas au ménage de votre bureau ; pour mieux organiser votre environnement de travail et donner un coup de pouce à votre entreprise, suivez ces quatre conseils.

Renoncez au papier

De nos jours, l’archivage électronique et le partage de fichiers en ligne nous évitent d’imprimer et de conserver une foule de documents encombrants. Profitez d’outils comme Dropbox et Google Drive pour garder les dossiers hors de vue.

Si vous avez une copie papier d’un document important que vous devez absolument conserver, tel un document juridique ou financier, numérisez-le et enregistrez-le plutôt que de l’oublier dans le fond d’un tiroir. Grâce aux diverses plateformes de stockage en ligne, vos fichiers seront toujours à portée de la main où que vous soyez et pourront être joints à vos courriels en tout temps. Enregistrez vos documents électroniques dans des dossiers clairement identifiés et sauvegardez tout ce qui est important.

Et plutôt que d’inscrire les dates, les événements et les numéros de téléphone à ne pas oublier sur des bouts de papier, enregistrez l’information dans votre ordinateur ou votre téléphone intelligent.

Prenez la résolution de faire des listes

Comme le père Noël, dressez une liste de tâche à entreprendre et consultez-la deux fois plutôt qu’une, soit au début et à la fin de chaque journée. Si ce suivi quotidien s’avère trop lourd, surveillez plutôt vos progrès au début et à la fin de chaque semaine. Classez vos tâches par ordre de priorité et selon les délais. Dans la mesure du possible, intégrez la liste à votre agenda.

Au lieu de tout écrire, utilisez des applications comme Wunderlist ou Todoist pour vous aider à suivre ce que vous avez à faire et pour quand.

Une autre façon de bien organiser sa journée de travail consiste à assigner une durée à chaque tâche. Vous aurez ainsi une meilleure idée de ce qui peut être fait de manière réaliste. Du coup, vous vous éviterez des déceptions si tout n’a pu être accompli. Si vous réalisez souvent le même genre de projets, vous pourriez vous faire une liste de contrôle réutilisable afin de ne rien oublier.

Connectez-vous puis décrochez

Si possible, prévoyez un moment de la journée pour gérer exclusivement les appels et les courriels. Utilisez ce temps pour répondre aux messages urgents, pour supprimer les vieux messages vocaux et pour nettoyer votre boîte de réception (dans un blogue précédent, nous avons traité des façons de désencombrer sa boîte de courriel). Fermez votre porte (si vous en avez une) ou demandez à ce qu’on ne vous dérange pas. Ainsi, votre travail ne sera pas interrompu par des questions banales ou des conversations anodines.

Enfin, essayez de vous réserver du temps pour travailler sans répondre à vos appels et à vos courriels. Décrocher totalement pourra vous paraître inquiétant au premier abord, mais rassurez-vous : à moins d’une urgence extrême, le reste du monde saura attendre. Sans toutes ces distractions qui nuisent à la productivité, vous serez en mesure d’en faire davantage.

 Prévoyez l’avenir

Très souvent, nous travaillons à des projets à très court terme. C’est bien de mettre les bouchées doubles pour être à jour dans nos mandats, mais il importe parfois de lever la tête et de regarder au loin pour prévoir ce qui s’en vient au cours des semaines, des mois et même de l’année à venir.

À l’occasion, accordez une heure ou deux à la planification stratégique de votre entreprise. Pensez aux leçons apprises et comment elles pourront vous aider dans des situations similaires. Envisagez l’avenir de votre entreprise et demandez-vous ce qu’il vous faudra pour atteindre vos objectifs. En prévoyant d’avance, vous éviterez de devoir réagir à la dernière minute.

The UPS Store offre diverses solutions de numérisation et d’archivage électronique. Pour en savoir plus afin de mieux vous organiser cette année, consultez le https://www.theupsstore.ca/fr/services/complementaires/.