Comment vous préparer aux vacances de vos employés

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous disposez peut-être d’une équipe réduite. Et gérer les congés de tout le monde peut s’avérer un vrai casse-tête. Il faut une bonne dose de réflexion et d’organisation pour permettre à vos employés de maintenir une saine conciliation travail-vie privée en leur proposant des vacances tout en assurant la bonne marche de vos activités en leur absence. Voici quelques mesures à prendre avant que vos employés ne partent se ressourcer.

Planifiez ensemble et à l’avance

L’une des règles d’or de la planification des vacances, c’est de s’y prendre à l’avance. Bien sûr, il peut arriver que vous receviez une demande de congé à la dernière minute. Par contre, si vos employés ont prévu de voyager ou qu’ils savent qu’ils devront s’absenter, vous pouvez les inviter à vous soumettre une demande suffisamment à l’avance pour vous permettre de décider qui les relayera. Il ne tient qu’à vous de déterminer le délai de préavis.

À cet égard, il peut être utile d’utiliser un calendrier partagé pour vous préparer plus efficacement et ajuster les horaires au besoin. Ce genre d’outil numérique est des plus pratiques, car il vous permet de voir les semaines et les mois à venir d’un seul coup d’œil. Il existe aussi plusieurs solutions de gestion des absences en ligne. Faites-en l’essai avec votre équipe pour trouver la mieux adaptée à votre budget et à vos besoins.

Si plusieurs membres de l’équipe veulent s’absenter en même temps – ce qui arrive souvent l’été, la période par excellence pour s’évader –, il peut être judicieux d’embaucher une ou un employé saisonnier pour combler le manque à gagner. Si vous retenez cette solution, sachez qu’il faut du temps pour dénicher et former la perle rare. En vous y prenant le plus tôt possible, vous éviterez d’effectuer le processus à la hâte.

Soyez au fait de vos obligations

Le nombre de jours de vacances auxquels les employés ont droit et la manière dont ceux-ci s’accumulent varient d’une province à l’autre. Par exemple, en Ontario, au Manitoba et en Colombie-Britannique, les employés ont droit à deux semaines de vacances payées par année après un an de service continu, à trois semaines après cinq ans de service continu et à quatre semaines après dix ans de service continu.

Cependant, il n’en va pas de même partout. Par exemple, les employeurs de l’Alberta ne sont pas tenus d’accorder de vacances aux employés qui sont à leur service depuis moins d’un an, sauf entente contractuelle contraire. Au Québec, les employés ont droit à deux semaines de vacances payées après un an de service continu et à trois semaines de vacances payées après trois ans de service continu. Bien entendu, les employeurs sont libres d’offrir davantage que ce qu’exigent les lois provinciales et fédérales. Ils peuvent également se doter d’une politique de congés payés pour d’autres absences autorisées telles que les congés de deuil, les fonctions de juré et les congés de maladie.

Respectez les jours fériés

La majorité des employeurs sont tenus d’accorder un congé payé à leurs employés pendant les jours fériés prévus par la loi. Les exigences en la matière varient toutefois d’une province à l’autre. Mieux vaut donc savoir ce qui s’applique dans votre région.

Au Québec, par exemple, la loi prévoit huit jours fériés par année, pendant lesquels la plupart des employés ont droit à un congé payé. Si vous demandez à des employés de travailler un jour férié, vous pouvez, au choix, leur verser une indemnité en argent (établie selon des calculs précis) pour les heures travaillées ou leur payer leur salaire habituel pour la journée et leur donner congé à un autre moment. Il existe toutefois de rares emplois qui n’ouvrent pas droit à des jours de congé payés.

Au Québec, si un férié tombe pendant les vacances de l’employé, cette personne peut avoir droit à un autre jour de congé payé. Si la journée du férié n’est pas dans l’horaire de travail habituel (p. ex., elle tombe la fin de semaine), l’employeur doit alors verser une indemnité aux employés ou leur offrir un congé payé à une autre date.

Vérifiez le montant de la paie de vacances

Avant que vos employés n’utilisent leurs jours de vacances, il est important de vérifier le montant auquel ils ont droit au titre de leur indemnité de congé annuel, couramment appelée « paie de vacances ». Selon le gouvernement fédéral, l’indemnité de congé annuel est calculée sous forme de pourcentage du salaire annuel brut. Cette indemnité correspond à 4 % du salaire gagné pour les employés qui ont droit à 2 semaines de vacances, à 6 % pour ceux qui ont droit à 3 semaines de vacances et à 8 % pour ceux qui ont droit à 4 semaines de vacances. Consultez toujours les exigences en vigueur dans votre province avant de verser une indemnité de congé annuel.

Vous pouvez verser à vos employés leur indemnité de congé annuel avant leur départ en congé ou au moment de la paie courante couvrant la période des vacances. La décision vous revient, mais il vaut toujours mieux annoncer ce que vous prévoyez de faire pour favoriser une bonne communication.

Sachez comment prendre contact au besoin

S’il est primordial de respecter les vacances de vos employés, il peut arriver que vous ayez besoin de leur expertise. Avant leur départ, demandez-leur de vous expliquer en détail les situations et les tâches qu’ils traitent habituellement, ainsi que leur façon de procéder. Obtenez les coordonnées des fournisseurs, vendeurs, clients et autres personnes avec qui ils communiquent souvent, au cas où un problème surviendrait. Si vous pensez devoir les joindre (ce qui ne devrait être fait qu’en cas d’urgence), dites-le-leur à l’avance et invitez-les à vous laisser un maximum d’informations pour éviter que cela ne se produise.

Prenez le temps de former d’autres personnes

Il est indispensable de prévoir du temps pour former la ou les personnes appelées à remplacer ceux et celles qui s’absentent. Vous pouvez faire travailler les remplaçants aux côtés des employés dans les jours précédant les vacances ou leur offrir de la formation sur les principales tâches. D’une manière ou d’une autre, cette préparation leur sera d’une grande aide quand viendra le temps de concilier plusieurs fonctions. Vous disposerez ainsi d’une équipe polyvalente qui est au fait de plusieurs facettes de vos activités et qui peut aisément passer de l’une à l’autre. Tout le monde se sentira prêt à prendre la relève le temps venu.

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