Comment faire un ménage du printemps dans votre vie professionnelle

C’est le moment idéal pour faire le ménage du printemps dans votre vie. Non seulement nous célébrons la Semaine nationale de l’organisation en mai, c’est aussi le temps de se préparer pour une nouvelle saison. Y a-t-il meilleure façon d’y parvenir qu’en réévaluant nos méthodes de travail ? Augmentez votre productivité, faites le point sur votre équilibre vie professionnelle-vie personnelle et organisez votre espace de bureau en suivant ces conseils.

Désencombrez votre bureau

Perdez-vous beaucoup de temps à chercher des dossiers et des coordonnées ? Un bureau propre peut réduire votre stress, augmenter votre productivité et vous aider à rester organisé. Demandez-vous si vous avez besoin de tous les documents sur votre bureau, ou si certains peuvent être classés. Si vos listes et vos rappels de choses à faire sont dispersés sur des notes autocollantes, pensez à les remplacer par un agenda numérique.

Triez et classez ou déchiquetez

Avant de décider quoi faire avec vos documents, triez-les en piles par catégorie (c.-à-d. factures, états financiers, correspondance générale, etc.). Puis, classez ceux auxquels vous n’accédez pas régulièrement et archivez numériquement autant de documents que possible afin de réduire la paperasserie et de gagner de l’espace. S’il existe des copies papier de documents que vous n’avez plus besoin de garder, envoyez-les à un service de déchiquetage sécurisé hors site, comme celui de The UPS Store, pour assurer que tout document sensible soit entièrement détruit. Ensuite, établissez un calendrier de mise à jour des documents et créez un rappel mensuel dans votre agenda.

Sauvegardez et organisez vos fichiers

Que vos documents soient archivés numériquement ou dans des classeurs, n’oubliez pas de créer un système de classement approprié et une structure qui vous permet de savoir où tout se situe et de trouver n’importe quel document rapidement. Pour plus de sécurité, sauvegardez vos archives numériques sur un disque dur externe ou au moyen d’un service d’infonuagique.

Utilisez des applications de productivité

Diverses applications gratuites vous aident à organiser vos fichiers et à accroître votre productivité. Dropbox vous permet de créer, de stocker et de partager facilement des documents ; Mint (en anglais) organise vos documents financiers et classe vos dépenses pour vous assurer de respecter votre budget ; CoBook (en anglais) unifie vos carnets d’adresses et vos coordonnées ; et Keep est une application de Google qui permet de créer des notes, des listes et des rappels vocaux.

Refaites vos provisions de fournitures de bureau

Le printemps est le moment idéal pour faire l’inventaire de vos fournitures de bureau et faire provision d’articles dont vous pourriez avoir besoin au cours de la saison à venir. C’est aussi l’occasion de réévaluer vos cartes professionnelles et vos supports marketing, et de les mettre à jour si nécessaire. The UPS Store peut vous aider à créer du matériel publicitaire de haute qualité et de facture professionnelle, comme des circulaires, des cartes postales et des lettres de publipostage, pour informer vos clients au sujet de votre entreprise.

Aiguisez vos connaissances de l’industrie

Prenez du temps pour effectuer des recherches en ligne sur votre industrie et sur la concurrence, ainsi que pour actualiser vos connaissances des faits nouveaux, des outils et des tendances. Suivez des publications spécialisées et des leaders d’opinion de votre domaine dans les médias sociaux et amorcez une conversation. Réservez-vous quelques minutes chaque jour pour demeurer à l’affût de ce qui se passe dans votre secteur.

Redéfinissez vos objectifs

Le printemps est tout indiqué pour redéfinir vos objectifs d’affaires. Faites le bilan de vos gains récents et déterminez si vous pouvez reproduire certaines stratégies fructueuses. Établissez également un ensemble gérable de nouveaux objectifs à atteindre au cours des prochains mois (p. ex. augmenter votre nombre de sollicitations au hasard à 10 par semaine, participer à trois salons professionnels cet été, etc.).

The UPS Store peut vous aider à faire le ménage du printemps dans votre vie professionnelle. Apportez vos documents au centre le plus près de chez vous, et nous vous aiderons à les sauvegarder dans un format numérique ou à déchiqueter tout document sensible dont vous n’avez plus besoin.