Astuces de productivité pour les petites entreprises

Plus que la plupart des gens, les propriétaires de petites entreprises sont conscients de la valeur de leur temps et de leur productivité lorsqu’ils travaillent à leur compte. Maximiser votre efficacité est important : gagner seulement quelques minutes de productivité chaque jour pourrait représenter plusieurs journées de travail de qualité au cours d’une année. Si vous cherchez des moyens de travailler futé, essayez ces astuces de productivité faciles et efficaces.

Reprenez le contrôle de votre boîte de courriel

Lire et répondre aux courriels peut prendre énormément de temps. Plutôt que de laisser les courriels devenir une distraction, mettez la technologie à profit pour mieux gérer votre boîte de réception. Des applications comme Mailbox ou Evomail organisent les messages entrants, de sorte que vous ne recevez que les plus pertinents, ou aucun de tout si désiré. Les messages moins importants sont filtrés afin que vous puissiez les consulter et les traiter plus tard. Si vous voulez passer à travers une boîte de réception pleine sans vous laisser distraire par les réponses entrantes, utilisez une application comme Boomerang pour envoyer vos courriels à un moment déterminé à l’avenir. Plus tard, cette application vous permettra de savoir quels messages n’ont pas reçu de réponse et méritent un suivi.

Naviguez plus intelligemment

Internet est une ressource incroyable et diversifiée, riche en information et en divertissement. On y puise idées et inspiration, mais comme toute bonne chose, il faut savoir se limiter pour demeurer productif. Si vous ne pouvez éviter cette distraction, ou souhaitez simplement mieux la gérer, misez sur des applications comme Selfcontrol ou Freedom, qui désactivent temporairement Internet et l’accès réseau. Vous pourrez ainsi vous concentrer davantage sur votre travail. Parallèlement, optez pour l’application Pocket, qui vous permet de sauvegarder les contenus que vous voulez consulter plus tard, par exemple sur votre trajet de retour en transport collectif. En plus de bloquer l’accès quand vous le désirez, l’application RescueTime enregistre votre temps en ligne et en réunion. Vous obtenez ainsi une ventilation de votre journée et de votre semaine, ce qui vous aide à atteindre vos objectifs de productivité.

Arrivez au travail avant tout le monde

Ce conseil pourrait sembler un fardeau pour ceux et celles qui ne sont pas du type matinal. Mais ces minutes sans distraction au début de chaque journée peuvent s’avérer une mine d’or de productivité. Une fois que le bureau s’active, vous aurez à jongler avec les réunions, les appels téléphoniques, les courriels et les milliers d’autres choses. Vous serez surpris par tout ce que vous réaliserez chaque jour pendant cette heure sans dérangement.

Suivez la règle des cinq minutes

Si vous pouvez accomplir une tâche en cinq minutes ou moins, procédez sans tarder et rayez-la de votre liste. Vous réduirez ainsi l’accumulation de travail en suspens. Cela rehaussera votre sentiment du devoir accompli et votre motivation et, du coup, votre productivité.

Prévoyez une journée sans réunion

Chaque fois que possible, gardez-vous une journée par semaine sans réunion, conférence téléphonique ou travail en groupe. Passez le même message à vos employés afin que tout le monde puisse consacrer une journée à régler des affaires. Les journées de milieu de semaine sont habituellement plus faciles à bloquer que celles du début et de la fin de la semaine, qui servent à planifier ou à finaliser tâches et projets. Réservez une journée où, plutôt que d’entrer et de sortir de réunions ou de vous déplacer aux quatre coins de la ville pour rencontrer des clients, vous bénéficiez d’une période sans interruptions à votre bureau pour vous attaquer aux tâches prioritaires qui vous attendent.

Effectuez un suivi de vos tâches

Outre son rôle d’archive numérique de l’ensemble de vos documents, la populaire application Evernote peut vous aider à préparer des listes de choses à faire et à gérer vos mandats en scindant de grands projets en tâches réalisables. De même, le site Web Mindmeister vous permet de construire une sorte d’arborescence de tâches que vous pouvez mettre à jour et adapter en fonction de la progression du projet. Wunderlist est un excellent gestionnaire de tâches pour les projets collaboratifs, car il vous permet d’assigner des tâches à vos contacts. Et si vous cherchez une application de listes de choses à faire dotée d’une fonction de géolocalisation, essayez Checkmark. Vous n’oublierez jamais de ramasser les documents dont vous avez besoin chez ce client situé à l’autre bout de la ville ou de faire votre épicerie au retour.

Prenez soin de vous

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, vous avez probablement consacré de longues heures et subi beaucoup de pression afin de respecter les échéances. Ces situations de grand stress nuiront à votre productivité si vous négligez votre corps. Ne sautez jamais un repas en raison de votre horaire surchargé ; conservez quelques barres de protéines dans votre bureau pour vous sustenter jusqu’à votre prochain repas. Hydratez-vous et faites une marche de temps en temps pour faire circuler votre sang et garder votre corps détendu. Priorisez l’exercice ; cela contribuera grandement à votre énergie globale et à votre bien-être, qui sont essentiels pour demeurer productif.