Les cinq meilleures astuces de productivité pour les propriétaires de petites entreprises

Comme propriétaire d’une petite entreprise, vous devez certainement jongler avec de multiples fonctions et responsabilités pour assurer la bonne marche de vos activités. Entre la création de matériel promotionnel, le service à la clientèle, la gestion des finances et bien d’autres tâches, il est facile de se sentir débordé si l’on ne dispose pas d’un plan efficace.

Heureusement, il existe des stratégies pour accroître sa productivité et réduire la pression exercée par une liste interminable de tâches. Voici cinq astuces qui vous aideront à améliorer votre efficacité et à optimiser le fonctionnement de votre petite entreprise.

1. Créez une liste de tâches classée par priorités

Les listes de choses à faire ont beaucoup évolué depuis l’époque où on les rédigeait sur des Post-it®. Les gestionnaires numériques, comme Trello ou Click Up, permettent de partager des tâches et de collaborer facilement avec son équipe, de fixer des échéances, d’effectuer le suivi des heures, de créer des rappels et de visualiser l’avancement des projets.

Vous souhaitez faire l’essai d’un tel outil? Commencez par déterminer les principales tâches à accomplir quotidiennement dans votre établissement, comme la procédure d’ouverture. Définissez ensuite des sous-tâches, telles que l’installation des affiches promotionnelles et le démarrage des ordinateurs. Terminer une tâche, même minuscule, libère de la dopamine dans le cerveau, ce qui stimule la motivation et procure un sentiment de satisfaction.

Si votre liste contient des tâches plus complexes, subdivisez-les afin qu’elles soient plus faciles à gérer. Plutôt que de créer une seule tâche pour la préparation de toutes vos publications de médias sociaux du mois, répartissez celle-ci en plusieurs petites tâches hebdomadaires. Par exemple, vous pouvez prévoir du temps chaque semaine pour la planification du contenu de la semaine suivante. Vous pouvez aussi utiliser les fonctions de collaboration de votre gestionnaire numérique pour déléguer des tâches à vos employés et suivre l’avancement de celles-ci.

Une fois que vous avez établi les tâches à réaliser, classez-les par ordre de priorité dans votre gestionnaire.Vous pouvez identifier les plus importantes comme « essentielles » ou les placer dans le haut de votre liste. Classez ensuite les autres tâches dans la catégorie des travaux moins urgents. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur vos priorités, progresser plus rapidement et vous sentir moins dépassé par l’ampleur des choses à faire.

2. Utilisez la gestion par blocs de temps et le suivi des heures

Soyez réaliste : il y a un nombre limité de tâches que vous pouvez accomplir dans le temps dont vous disposez. Si vos matinées sont particulièrement occupées, évitez de vous attribuer une multitude de tâches supplémentaires. Par exemple, si vous devez traiter un retour de marchandise ou tenir une réunion avec vos employés, programmez ces activités à un moment où vous savez que vous pourrez leur accorder toute votre attention. C’est ce qu’on appelle la gestion par bloc de temps, et cela consiste à réserver des plages horaires à certaines tâches et à s’arrêter une fois que la période prévue est écoulée.

Pour effectuer le suivi des heures, vous pouvez utiliser une application gratuite, comme  Clockify, My Hours (en anglais) ou Toggl Track (en anglais). Ainsi, vous pourrez voir facilement les tâches et les projets auxquels vous consacrez trop de temps (ou pas assez), produire des rapports hebdomadaires et mensuels ainsi qu’exporter des données pour vos clients.

3. Prévoyez des pauses pour conserver votre motivation

Le stress, la fatigue et la surcharge de travail ne sont pas compatibles avec la productivité. Ces éléments augmentent le risque d’erreurs et peuvent mener à l’épuisement si on les ignore. D’ailleurs, dans une étude récente, le quart des Canadiens font état d’épuisement professionnel et 69 % affirment en présenter des symptômes.

Le manque d’énergie peut réduire votre motivation et la quantité de boulot que vous pouvez abattre. Voilà pourquoi vous ne devriez pas sous-estimer l’importance de vous accorder des pauses. Il a été démontré que les pauses font baisser le niveau de stress et favorisent davantage la productivité que le travail sans interruption. Profitez de vos minutes de repos pour bouger, méditer, prendre un café ou un thé, appeler des proches, etc. Le but est de vous éloigner du travail à faire et de reposer votre cerveau.

Combien de temps devrait durer une pause? Cela dépend de la tâche. Dans une expérience (en anglais) menée en 2014, on a mis à l’épreuve la règle du « 52-17 », soit des périodes de travail continu de 52 minutes, entrecoupées de pauses de 17 minutes. Lors d’une nouvelle expérience réalisée en 2021, on a constaté que les participants les plus productifs travaillaient plutôt pendant 112 minutes consécutives et prenaient des pauses de 26 minutes. Ces pauses prolongées se sont avérées plus bénéfiques pour la productivité. D’autres études (en anglais) suggèrent qu’il est plus efficace de faire une longue pause après avoir effectué une tâche exigeante sur le plan cognitif.

Cela dit, de nombreux petits entrepreneurs n’ont pas le loisir de se concentrer longtemps sur une même tâche ou de prendre des pauses prolongées. Si c’est votre cas, essayez les micropauses de 10 minutes. Selon des recherches (en anglais), celles-ci peuvent accroître le rendement, la motivation, la concentration et le bien-être général toute en diminuant le niveau de stress. Pour ne pas oublier de prendre des pauses durant votre journée de travail, créez des notifications de rappels dans votre téléphone.

4. Améliorez votre efficacité grâce à l’IA

Quoi de plus chronophage que les tâches répétitives? Même si elles sont importantes, celles-ci vous éloignent peut-être d’autres aspects essentiels de votre travail. Si votre liste compte de nombreuses tâches du genre, l’intelligence artificielle (IA) pourrait vous fournir de l’assistance.

Voici quelques exemples d’outils d’IA susceptibles de vous aider dans votre travail :

• Comptabilité : De nombreux outils facilitent la facturation, le suivi des dépenses et d’autres tâches de gestion comptable. Par exemple, Intuit Assist (en anglais), l’assistant financierde QuickBooks fondé sur l’IA, offre des recommandations financières personnalisées et de nombreuses fonctions automatisées, comme la création de rappels de facturation. Il peut aussi contribuer à votre productivité en vous fournissant des données qui accélèrent l’analyse des habitudes de dépense et la préparation des déclarations de revenus.
• Service à la clientèle : Près de 64 % des propriétaires d’entreprises (en anglais) estiment que l’IA va améliorer leur relation avec la clientèle. Par exemple, si vous possédez un site de commerce électronique, un agent conversationnel intelligent pourrait rehausser l’expérience client en répondant aux questions les courantes et en offrant du soutien 24/7.
• Gestion de projet et organisation : Création de listes de choses à faire, gestion des tâches liées à un projet, préparation d’ordres du jour, conception de planches de tendance, etc., la plateforme Notion vous aide à faire tout cela. Grâce à l’IA, elle facilite aussi la rédaction, la production de résumés, les remue-méninges, l’analyse de documents et d’images et bien plus encore.
• Marketing : Automatisez la publication de contenus sur vos médias sociaux avec Buffer (en anglais). Cet outil propose un forfait gratuit qui vous permet de planifier vos publications sur un maximum de trois plateformes. Ainsi, vous ferez en sorte que de nouveaux contenus apparaissent régulièrement dans vos médias sociaux, et pas seulement quand vous avez le temps. L’assistant IA de Buffer peut aussi vous aider à rédiger et reformuler vos descriptions selon les plateformes et à planifier votre horaire de publication en fonction des moments où vos clients sont les plus actifs en ligne. Shopify Magic comprend aussi plusieurs outils d’IA qui facilitent les activités de marketing, comme la conception de descriptions de produits et la formulation de réponses pour les foires aux questions. Évidemment, il y a aussi ChatGPT qui peut vous assister dans la rédaction de légendes, la planification de stratégies et une foule d’autres choses. Cependant, avant d’utiliser cet outil, informez-vous sur ses politiques en matière de protection des renseignements personnels et des droits d’auteur.

5. Déléguez efficacement

Divisez les tâches qui vous prennent beaucoup de temps en plusieurs parties et déléguez celles-ci entièrement ou partiellement à des membres de l’équipe ou à des professionnels. Pour maintenir votre productivité, vous devez savoir reconnaître les moments où vous avez besoin d’assistance. Par exemple, si vous souhaitez revamper votre matériel promotionnel, mais que vous manquez de temps pour le faire efficacement, envisagez d’engager un concepteur indépendant, qui vous fournira ce qu’il vous faut en fonction de votre budget, ou faites appel aux services de conception et d’impression de votre centre The UPS.

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