5 trucs pour s’organiser en ce début d’année

La nouvelle année est l’occasion de prendre des résolutions sur les plans personnel et professionnel, et une bonne organisation vous permettra de réaliser les objectifs et résolutions de votre petite entreprise.

Commencez 2014 en repartant à neuf : cela vous aidera à être plus productif et efficace au cours des prochains mois. En vous organisant mieux, vous pourrez aussi réduire votre stress, gagner du temps et garder le cap sur vos objectifs. Voici cinq moyens de réduire le fouillis et d’améliorer le fonctionnement de votre petite entreprise.

Réévaluez vos systèmes
Nous avons tous différents systèmes en place qui nous aident à demeurer organisés et à réaliser ce que nous avons à faire. Les vôtres sont-ils efficaces ? Rayez-vous régulièrement les éléments de votre liste de choses à faire ou certaines tâches restent-elles en plan ? Trouvez-vous facilement ce dont vous avez besoin dans votre espace de travail ou passez-vous votre temps à chercher des dossiers ou des documents ? Notez-vous vos rendez-vous et vos échéances sur des feuillets autocollants ou dans un agenda en ligne qui vous envoie automatiquement des rappels ? Déterminez quels sont vos problèmes organisationnels et revoyez vos systèmes pour accroître votre efficacité.

Archivez vos dossiers 2013
Pour réduire le fouillis, commencez par classer les documents que vous n’avez pas à consulter régulièrement. Si vous souhaitez vraiment faire table rase, pensez à les archiver sous forme numérique au lieu d’en conserver des versions papier. Apportez vos documents dans un centre The UPS Store près de chez vous : notre personnel vous aidera à les numériser. Lorsque vos documents sont archivés, créez un système de classement et structurez les fichiers pour pouvoir les retrouver facilement.

Déchiquetez les documents dont vous n’avez plus besoin
Une fois que les documents indispensables sont classés ou archivés, il est temps de faire le ménage. Comment disposer des documents confidentiels, comme l’information relative à la paye, les renseignements sur les employés et les dossiers juridiques, et du tas de paperasse inutile ? Vous devez vous assurer que vos méthodes de destruction comportent des mesures de sécurité empêchant toute violation de la confidentialité des données et qu’elles sont efficaces. Rappelez-vous que les déchiqueteuses pour les bureaux à domicile ne sont pas conçues pour déchiqueter efficacement des quantités importantes de papier : elles traiteront environ 10 documents à la fois (sans compter les trombones, les pinces et les élastiques qu’il faut retirer avant le déchiquetage). Faites plutôt appel à un service externe de déchiquetage qui assurera une destruction complète et rapide de vos documents. Les centres The UPS Store participants offrent des services de déchiquetage ainsi que la possibilité de louer une poubelle verrouillée afin de vous défaire de vos documents personnels et professionnels en toute sécurité.

Mettez à jour votre liste de relations
Dans les petites entreprises, le développement des affaires dépend en grande partie du réseautage, d’où la prolifération de cartes professionnelles et de coordonnées de toutes sortes. Assurez-vous de conserver les coordonnées de vos relations en les transférant dans un carnet d’adresses physique ou numérique. Chaque entrée devrait comprendre des renseignements complets sur votre relation ainsi que tous les détails pertinents pour vos affaires (p. ex., des commentaires sur des projets déjà réalisés pour cette personne, le nom de son assistant, les connaissances que vous avez en commun, etc.).

Envisagez de louer une boîte postale commerciale
Vous avez un bureau à domicile ? Pour des raisons d’organisation et de sécurité, considérez l’utilisation d’adresses différentes pour votre courrier personnel et professionnel en louant une boîte postale pour votre entreprise. Cela vous permet d’avoir un endroit sécuritaire où recevoir lettres et colis lorsque vous êtes à l’extérieur. De plus, cette « nouvelle » adresse municipale (et non un simple numéro de case postale) donne l’impression que votre entreprise a pignon sur rue et vous permet d’établir des relations avec vos clients sans avoir à divulguer votre adresse personnelle. Par exemple, si vous décidez de faire connaître votre entreprise sur Google, vous préférerez sans doute diffuser une adresse externe plutôt que celle de votre résidence. De plus, si vous voyagez souvent ou êtes absent pendant de longues périodes, votre courrier peut être réacheminé à l’adresse de votre choix. Les centres The UPS Store offrent toute une gamme de services de boîtes postales qui répondront aux besoins de votre entreprise.